Mailbox van een ex-medewerker: klein detail, grote boete

Een medewerker vertrekt, en zijn mailbox blijft gewoon actief - "voor de zekerheid". Precies dat detail kostte een Belgisch bedrijf onlangs €176.000: de Gegevensbeschermingsautoriteit legde de boete op omdat de mailbox van een ex-medewerker te lang bewaard bleef.

Een mailbox met naam, e-mails en contacten is persoonsgegevens, en de AVG staat niet toe dat je die langer bewaart dan nodig. De GBA hanteert als vuistregel: maximaal 1 maand actief houden, met een absolute bovengrens van 3 maanden als daar een aantoonbare noodzaak voor is. Heb je een vaste procedure voor wat er met accounts en mailboxen gebeurt zodra iemand vertrekt, en weet je wie daarvoor verantwoordelijk is?
BronnenIus Mentis - Belgisch techbedrijf krijgt boete voor niet tijdig verwijderen mailbox ex-medewerkster: blog.iusmentis.com/2026/05/19/belgisch-techbedrijf-krijgt-boete-voor-niet-tijdig-verwijderen-mailbox-ex-medewerksterGegevensbeschermingsautoriteit - Beslissing ten gronde nr. 101/2026: gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/beslissing-ten-gronde-nr.-101-2026.pdf